効率のいい仕事法は、職種によって異なる部分は当然あります。しかし、多くの仕事に共通的に言える効率のいい仕事の進め方に対する３つのポイントを考えて見ましょう。
この記事の目次
■第1のポイント
仕事の後戻りを防ぐために、適時、報連相を徹底する
社会人として、上司や指導者に対するタイミングの良い報告、連絡、相談は重要だと言われますが、
これは上司や指導者との意思疎通を図る事がかなり大切！ということです。
正直、上司や指導者とコミュニケーションをとることが、部下としての責務と言えますが、
そもそもなぜそれが責務と言われるほど重要なのかは、意外と語られず、理解されていない事が多いように思います。
これは今回のテーマである、
『いかに効率良く仕事をするか』に実はつながっているのです。
例えば、
上司の指示を受けて何かの仕事を推進しているとしましょう。
あなたは、上司の要求している事を十分に理解してして進めているつもりでも、
もしかして誤って理解し、無駄な仕事を行っている事も皆無ではないのです。
むしろ、まだまだ自分が社会人として未熟だと思うならば、
上司の要求を履き違えている可能性というのはかなり大きいと思ってください。
その仕事が3日程度かかるとすると、
例えば1日目の終わりに進捗と内容の概要を報告すれば、それが間違った理解で進めているなら、
その報告で上司が間違いに気付き、正しい方向に軌道修正する事ができます。
この場合は、1日だけ無駄な仕事で時間をつぶしたと言う結果で済みます。
しかし、
途中で報告せずに、3日目に自分なりに仕事を完了して上司にその結果を報告して、
それが間違った理解で軌道修正が必要だとすれば、3日分まるまる仕事をロスった事になってしまいます。
それどころか、
納期があるなら、3日目の報告では納期までにやり直す事が出来ない！
と言う重大な課題を生じてしまう恐れもあるのです。
この様に、報告したり、相談する事で、仕事を後戻りさせず、
間違った方向に向かう事を早期に修正する事は、仕事の効率面からも重要なのです。
人と人のコミュニケーションにおいては、時として誤解すると言う事は避けられず、
この誤解による仕事の方向性の間違いを早期に是正する歯止めが必要であり、
これが報連相が重要だと言われる本質でもあるのです。
あなたがまだ社会人として３年目以内であれば、
事細かに上司に指示を仰いだ方が無難です。
それを嫌がる上司もいるのかもしれませんが、ミスって納期に間に合わないよりもよっぽどマシですし、
その積み重ねが独り立ちするために必要なのです。
■第2のポイント 短期、長期の仕事の順位付け
職種にもよりますが、事務を伴うような仕事では、
毎日短時間でこなせる多数のこまごました仕事と、
その間をぬって1週間や1か月と言った比較的長時間を掛けてこなうような仕事が入り乱れる事が多いものです。
そんな短期で次々と入って来ては処理する必要のある仕事と、
比較的長期を要する仕事をどう処理していくか？？も、効率のいい仕事法としては重要なポイントです。
メールや電話や口頭で指示される短期の単発の仕事は、
朝一番の2時間と午後一番の2時間と言ったように、
時間を区切り、その時間内で集中して次々と処理することをおすすめです。
もちろん、メールチェックなどもパラパラと行うのではなく、
この雑用的仕事をこなす時間に集中し、残りの時間帯には行わいと言ったメリハリを付ける必要があります。
そうしてメリハリを付けて、
雑用的な短時間仕事をこなす時間帯以外は、できるだけ電話応対の必要がないようにし、
比較的長期の時間を要する仕事に集中できる時間帯をしっかりと確保する事が必要なのです。
短時間でこなすべき仕事を最適なタイミングで処理する事で、
催促の電話などで長期の仕事に集中する邪魔をされないようにするのがポイントなのです。
■第3のポイント 仕事の計画と反省
第2のポイントを実行するためには、長期を要する仕事の計画をしっかりと立て、
毎朝、今日は長期の仕事はここまでやると言うポイントと、
短期の処理すべき仕事を優先順次を付けてリストアップしてから、
仕事に取り組むという習慣づけをすべきです。
そして、1日の仕事が終われば、
その日できなかった項目を明確にし、明日の仕事で絶対にカバーすべきポイントをメモして終えるのです。
この朝一番の1日の仕事の計画と、
1日の仕事を反省し、翌日以降のリカバリーを考えて終える習慣づけが効率のいい仕事法の第3のポイントなのです。
効率のいい仕事法に、魔法の様な妙案などありません。
先に述べた、ある意味当たり前の様な事項を毎日コツコツと実行し、
それを習慣づける事こそ最大の効率のいい仕事法と言えると思います。
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